Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es NHEO S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.998.364-7, domiciliada en la Calle 10 Sur #51-62, Medellín, Antioquia, Colombia. Teléfono: +57 300 411 9811.

Para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización que otorgó, o revocarla, puede escribir a [email protected] o formular la solicitud directamente en la conversación con Aurora, por el mismo canal de WhatsApp. Consultar su información no tiene costo.

Las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales los atiende directamente Nicolás Henao, la persona que hace Aurora, por cualquiera de esos canales.

Atendemos las consultas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo y los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si no fuera posible atenderlos en ese plazo, le informaremos los motivos y la fecha en que se atenderá su solicitud.

Datos personales que se tratan

• Número de WhatsApp y nombre de perfil asociado a la cuenta.
• El contenido de la conversación con Aurora: mensajes de texto, la transcripción de las notas de voz que usted envíe y las imágenes que comparta para su análisis.
• El perfil construido dentro del servicio: ciudad, gustos, temas de interés y preferencias de estilo de conversación.
• Citas y recordatorios creados por usted, y su actividad en funcionalidades del servicio (recomendaciones, conexiones entre personas, marketplace) cuando las utilice.
• La fecha de nacimiento. Se solicita para habilitar funcionalidades que no son apropiadas para menores de edad y, cuando hay indicios de que quien escribe podría ser menor de edad, para poder seguir prestándole el servicio: en ese caso, mientras no la dé, Aurora solo le responde lo necesario para continuar; lo que ya tenía programado le sigue llegando y un mensaje de peligro siempre se atiende.
• Si se le pide verificar su edad con un documento de identidad (porque hay indicios fuertes de que podría ser menor de edad), o usted opta por hacerlo: la imagen del documento no se guarda en la base de datos de Aurora. Se registra únicamente el resultado de la verificación, la fecha, quién la revisó y los cuatro últimos dígitos del documento, para poder distinguirlo de otro. La fotografía se elimina de la conversación una vez revisada, y de los registros de ejecución del sistema en el plazo del numeral 06.

Finalidades del tratamiento

• Prestar el servicio de recordatorios y cuidado: anotar lo que usted pide, avisarle a la hora por WhatsApp o por llamada, preguntarle después cómo le fue, y mantener el contexto de la conversación para hacerlo bien.
• Gestionar los recordatorios y citas que usted cree, y avisar a las personas que usted invite a una cita cuando ellas lo acepten.
• Cuando usted lo pida, entregarle contenidos relacionados (la frase de la mañana, planes con fecha, recomendaciones de lugares, noticias).
• Escribirle de vez en cuando sin que usted lo pida, sobre el mismo servicio: la bienvenida, retomar algo que quedó pendiente, contarle una función que le puede servir (a veces con una nota de voz o un video), invitarlo a la red de amistades u ofrecerle los planes del servicio. Si no quiere esos mensajes, dígalo en la conversación (por ejemplo, «no me escribas») y se dejan de enviar.
• Conectarlo con otras personas únicamente cuando usted lo solicite, mediante canales que no revelan su número telefónico.

Consentimiento

Aurora solicita su autorización expresa en el chat, durante la primera conversación y antes de almacenar su perfil. Se conserva la evidencia de la respuesta (mensaje, identificador y fecha) como soporte de la autorización. Usted puede revocar el consentimiento en cualquier momento indicándolo en la conversación.

Terceros invitados. Si un usuario solicita presentarle Aurora a otra persona, o invitarla a una cita, el número de esa persona se utiliza exclusivamente para enviarle una única invitación, que incluye la opción de no recibir más mensajes (respondiendo «SALIR»). Sin respuesta afirmativa de esa persona no se le envían mensajes adicionales ni se construye perfil alguno sobre ella.

Encargados del tratamiento y transferencias internacionales

Para operar, Aurora se apoya en proveedores tecnológicos que procesan datos por encargo, algunos ubicados fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos):

No se comparten datos personales con ningún otro tercero.

Plazos de conservación

Derechos del titular

Usted puede, en cualquier momento y sin costo: conocer los datos que se conservan sobre usted, corregirlos o actualizarlos, solicitar copia, revocar la autorización otorgada y solicitar la supresión total de su información.

Si prefiere que lo atienda una persona, pídalo en la conversación («quiero hablar con una persona») o escriba al correo del numeral 01: la persona que hace Aurora lo lee y le responde. Para ejercer sus derechos, basta con indicarlo en la conversación con Aurora (por ejemplo: «qué datos tienes de mí» o «borra mis datos») o escribir al correo de contacto del numeral 01. Adicionalmente, usted puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (sic.gov.co), autoridad colombiana de protección de datos.

Medidas de seguridad

Los datos se guardan en una base de datos PostgreSQL que funciona dentro del mismo servidor del servicio, alojado en DigitalOcean en Estados Unidos, y se transmiten siempre por canales cifrados (TLS). El acceso está restringido a los sistemas que operan el servicio.

Menores de edad

Aurora es un servicio dirigido a personas mayores de 18 años. Una persona menor de edad solo puede seguir usando Aurora con la autorización de su padre, madre o representante legal, que la da escribiéndole a Aurora desde su propio número después de leer qué autoriza; sin esa autorización el servicio queda suspendido, salvo los mensajes de peligro, que siempre se atienden. El representante puede retirarla cuando quiera escribiendo RETIRO EL PERMISO.

Cuando se identifica que una cuenta pertenece a un menor de edad, la cuenta queda marcada como tal y, a partir de ese momento: se le cierran las funcionalidades que no le corresponden, se le excluye de todo contacto iniciado por Aurora y de cualquier comunicación comercial, y no se tratan datos de salud, alimentación, peso ni composición corporal.

La conversación no se borra automáticamente, y la razón es concreta: es lo que permite sostener esas restricciones en el tiempo. Si se eliminara el registro, la misma cuenta volvería a entrar al día siguiente sin que el sistema supiera que debe protegerla. Esa marca no se levanta con un mensaje: solo puede modificarla una revisión humana con un documento a la vista.

El padre, la madre o quien ejerza la representación legal del menor —y el propio titular— pueden pedir en cualquier momento la supresión de los datos escribiéndole a Aurora o al correo indicado arriba, y esa solicitud sí se cumple y elimina la información.

Modificaciones

Cualquier modificación de esta política se publicará en esta página, con actualización de la versión y de la fecha de vigencia. Si el cambio es sustancial, Aurora se lo comunicará además en la conversación.

Aliados y listas de interés

Este capítulo trata los datos de dos grupos de personas, además de lo que dicen los numerales 01 a 10 sobre quienes usan Aurora:

• Aliados: comercios, restaurantes, quienes ofrecen oficios para la casa y empresas de aseo que se registran en el portal aliados.holaurora.com para aparecer en las secciones de Aurora que elijan.
• Listas de interés «Próximamente»: personas que le piden a Aurora, por WhatsApp, que les avise cuando abra una sección que todavía no existe: conductores y domiciliarios, empleo (quien busca trabajo y empresas que buscan personal), aseo por días o por mes, y vender cosas de segunda. También quienes piden que les avise cuando abra el portal de aliados.

Aplica todo lo que esta política dice sobre el responsable (numeral 01), la vigencia de la base de datos (numeral 06) y los derechos del titular (numeral 07). El portal y las listas son solo para mayores de 18 años. Lo que sigue es lo que cambia para estos grupos.

Datos de los aliados y para qué se usan

Se piden solo los datos necesarios para identificar al aliado y saber que puede ofrecer lo que ofrece:

• Nombre y tipo y número de documento; y fecha de nacimiento, solo para confirmar que es mayor de edad.
• Celular, correo y dirección de notificaciones.
• Lo que aparece en su ficha: nombre comercial, oficio, zona, horario, descripción, fotos y el WhatsApp o teléfono que usted elija para el público.
• Según el tipo de aliado o el oficio: matrícula mercantil, NIT, RUT, certificado de existencia y representación legal, matrícula CONTE, certificados del SENA, concepto sanitario o número INVIMA, que se consultan en la fuente oficial.
• Solo en las categorías que entran a la casa de las personas, y con una autorización aparte: el resultado de la consulta de sus antecedentes judiciales en la Policía Nacional y de la llamada a dos clientes de referencia, cuyo nombre y teléfono usted da después de pedirles permiso.
• Si usted registra ayudantes que van a las casas en su nombre, de cada uno: el nombre, el tipo y el número de documento y la fecha de nacimiento, para revisarlo como a usted y, antes de una visita, mostrarle a quien la recibe su nombre y los últimos 4 dígitos de su documento. Cada ayudante acepta su propia autorización, con su propio código, antes de que se guarden sus datos.
• La foto de su cara para la ficha, solo si usted la autoriza. Es un dato sensible: usted no está obligado a autorizarla y nada del portal depende de ella.
• Al firmar: la evidencia de la firma electrónica (el texto firmado y su huella, las casillas aceptadas, la fecha y la hora, la IP, el navegador y la constancia del envío del código).

El documento de identidad se sube por una conexión cifrada y se guarda cifrado, o se muestra en vivo, a su elección. No se piden datos bancarios, de salud, selfies, huellas, reconocimiento facial, historial crediticio ni antecedentes de Procuraduría o Contraloría. Si alguien le pide datos bancarios en nombre de Aurora, es un engaño. Nunca se publican su documento, su dirección de notificaciones, su correo, su fecha de nacimiento, sus antecedentes ni sus referencias.

La autorización de los aliados es propia, distinta de la de los usuarios, y se acepta en el portal con casillas separadas y ninguna marcada. Sus datos se usan para:

• Registrarlo como aliado y llevar el registro de oferentes que exige el artículo 53 de la Ley 1480 de 2011.
• Verificar su identidad, su edad, su capacidad para firmar y sus licencias en fuentes públicas oficiales y, solo con su autorización aparte, sus antecedentes y sus referencias.
• Publicar su ficha en las secciones que usted elija, solo con los datos de la ficha.
• Celebrar, firmar electrónicamente, ejecutar, probar y terminar el contrato de aliado.
• Operar Come con Aurora, si usted lo elige: validar los códigos en caja, mostrarle conteos agregados y atender los casos de beneficios no aplicados.
• Atender reportes, moderar y suspender fichas, y entregar los datos del registro del artículo 53 a quien le compró y quiera reclamar, o a la autoridad que los pida.
• Enviarle avisos del programa (el estado de su revisión, vencimientos y cambios del contrato) por correo y en su panel, y por WhatsApp solo si usted lo autoriza.
• Proteger el portal contra el fraude y la suplantación, cumplir obligaciones legales y defenderse en reclamos y procesos.

Listas de interés por WhatsApp

Cuando una sección todavía no ha abierto, Aurora puede anotarlo para avisarle. Solo lo anota si usted responde que sí a una línea que le dice qué se guarda y para qué, y guarda lo mínimo:

Con cada anotación queda la constancia de su «sí»: el texto de la línea de datos de su lista, la fecha y la hora, y el identificador de su mensaje; y, en las listas que lo piden, que usted dijo ser mayor de 18 años. En las listas no se piden cédulas, licencias, placas, hojas de vida, cargos, salarios, datos de salud ni datos bancarios. Si llegó por un anuncio de aliados, también queda de cuál anuncio llegó y su primer mensaje, para no mandarle en sus primeros días mensajes que no pidió; eso se borra a los 6 meses, o antes si escribe «borrar».

Esos datos se usan para escribirle una sola vez si la sección abre, con el enlace para registrarse cuando lo haya, y para contar, sin nombres ni números, cuántas personas se anotan en cada lista y desde qué anuncio llegaron. No se publican, no se le pasan a nadie y no se usan para evaluarlo. Anotarse no es una oferta de trabajo ni de empleo, y no garantiza clientes, ventas, pedidos, viajes, ingresos ni empleo. En empleo, Aurora no recibe hojas de vida, no publica vacantes, no preselecciona ni envía candidatos.

Si quien escribe es menor de 18 años, no se anota en ninguna lista. Lo que se habla en el chat sigue lo dicho en los numerales 02 a 09.

Quiénes intervienen

Lo que se habla por WhatsApp, incluidas las anotaciones en las listas, lo tratan los proveedores del numeral 05. El portal de aliados usa además estos, que tratan los datos por cuenta del responsable y bajo contrato:

Estados Unidos es un país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). Ningún otro tercero recibe estos datos, salvo la autoridad que los pida por ley o quien le compró a un aliado y tiene un reclamo, en los términos del artículo 53 de la Ley 1480 de 2011.

Cuánto se guardan

Lo que no se borra aunque usted lo pida

Si usted pide que se borren sus datos de aliado, se borra todo menos lo que hay un deber legal o contractual de conservar (Decreto 1377 de 2013, arts. 9 y 11): la evidencia de su firma electrónica y el contrato firmado, con el certificado o el poder de quien firmó por una empresa; el registro del artículo 53 de la Ley 1480 de 2011; la bitácora de la revisión; las ofertas de Come con Aurora que ya se publicaron, porque son lo que se le prometió al público, y lo relacionado con un reclamo abierto, mientras se resuelve. La firma electrónica vale como firma (Ley 527 de 1999, art. 7), y su evidencia se conserva como esa ley lo pide para los mensajes de datos (art. 12): completa, consultable y con su fecha, su hora y su origen, para poder probar el contrato. Se le dice qué queda y por qué. Esta excepción no aplica a las listas de interés: esas se borran completas, también cuando usted pide borrar sus datos de Aurora.

Cómo ejercer sus derechos

• En el portal, desde su cuenta, puede descargar sus datos o borrar su cuenta; el portal le dice qué se conserva y por qué.
• Para corregir sus datos o retirar una autorización opcional (la foto de su cara o los avisos por WhatsApp), escriba al correo del numeral 01.
• Si se anotó en una lista por WhatsApp, escriba «borrar» en el chat o al correo del numeral 01, y se borra su anotación.

Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 (Ley 1581 de 2012, arts. 14 y 15). Si esta política cambia algo importante para los aliados, se les avisa además por correo y en su panel antes de aplicarlo; si el cambio es de finalidad, se les pide una autorización nueva.